Você empreendedor conhece bem o ciclo PDCA e sabe que ele é uma ferramenta de gestão muito utilizada pelas empresas do mundo todo.
Talvez o que você não saiba é que pode estar implementando incorretamente este método de gestão.
Bom, mas antes de começar, é importante esclarecer alguns pontos fundamentais do PDCA.
Seu objetivo principal é tornar os processos da gestão de uma empresa mais ágeis, claros e objetivos. Pode ser utilizado em qualquer tipo de empresa, como forma de alcançar um nível de gestão melhor a cada dia, atingindo ótimos resultados dentro do sistema de gestão do negócio.
O Ciclo PDCA tem como estágio inicial o planejamento da ação, em seguida tudo o que foi planejado é executado, gerando, posteriormente, a necessidade de checagem constante destas ações implementadas. Com base nesta análise e comparação das ações com aquilo que foi planejado, o gestor começa então a implantar medidas para correção das falhas que surgiram no processo ou produto.
O grande problema em gerir pelo método PDCA é que em alguns casos as empresas falham em sua implantação.
Para entender esta alegação, vamos primeiro entender cada uma das etapas do PDCA isoladamente.
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P = Plan (planejamento) : Nesta etapa, o gestor deve estabelecer metas e/ou identificar os elementos causadores do problema que impede o alcance das metas esperadas. É preciso analisar os fatores que influenciam este problema, bem como identificar as suas possíveis causas. Ao final, o gestor precisa definir um plano de ação eficiente.
D = Do (fazer, execução) : Aqui é preciso realizar todas as atividades que foram previstas e planejadas dentro do plano de ação.
C = Check (checagem, verificação) : Após planejar e por em prática, o gestor precisa monitorar e avaliar constantemente os resultados obtidos com a execução das atividades. Avaliar processos e resultados, confrontando-os com o planejado, com objetivos, especificações e estado desejado, consolidando as informações, eventualmente confeccionando relatórios específicos.
A = Act (ação) : Nesta etapa é preciso tomar as providências estipuladas nas avaliações e relatórios sobre os processos. Se necessário, o gestor deve traçar novos planos de ação para melhoria da qualidade do procedimento, visando sempre a correção máxima de falhas e o aprimoramento dos processos da empresa.
Note que o Ciclo PDCA é verdadeiramente um ciclo, e por isso deve “girar” constantemente.
Ele não tem um fim obrigatório definido. Com as ações corretivas ao final do primeiro ciclo é possível (e desejável) que seja criado um novo planejamento para a melhoria de determinado procedimento, iniciando assim todo o processo do Ciclo PDCA novamente.
Este novo ciclo, a partir do anterior, é fundamental para o sucesso da utilização desta ferramenta, e é aqui que muitas vezes ocorrem as falhas na implantação do PDCA: as empresas simplesmente “param” após a primeira volta do ciclo. Desta forma, não torna-se possível fazer os ajustes na estratégia.
De acordo com pesquisa realizada pelo SEBRAE, as maiores falhas são:
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1) Fazer sem planejar;
2) Definir as metas e não definir os métodos para atingi-las;
3) Definir metas e não preparar o pessoal para executá-las;
4) Fazer e não checar;
5) Planejar, fazer, checar e não agir corretivamente, quando necessário;
6) Parar após uma “volta” do ciclo.
A não execução de uma das etapas do ciclo pode comprometer seriamente o processo de melhoria contínua. Por este motivo, a ferramenta apresentada aqui deve ser encarada como um processo contínuo em busca da qualidade máxima requerida por um procedimento ou produto. Portanto, a dica que fica é: nunca pare de girar o "ciclo".
Até a próxima.
Leonardo Martins
Excellence Software
FONTE: http://www.sobreadministracao.com/o-ciclo-pdca-deming-e-a-melhoria-continua/
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