Checklist com 14 dicas que ensinam a executar o Planejamento e Controle de Despesas

Olá! Como vai?

Hoje vamos falar sobre controle de despesas.

Controlar as despesas é algo fundamental e que permite à empresa tornar-se mais competitiva no mercado. Afinal, com custos justos a empresa pode definir preços mais competitivos. Alias, este tema do preço justo nós abordamos com mais detalhes neste artigo: "5 Passos que ajudam a gerar preços competitivos e obter lucros satisfatórios"

Bom, mas voltando ao assunto de hoje, listamos abaixo uma série de atitudes que podem ajudar a sua empresa a gerir melhor as despesas, e consequentemente, tornar-se mais competitiva em seu mercado. Elas foram baseadas nas sugestões colhidas na Biblioteca do Sebrae. O link da fonte está ao final deste artigo.

Checklist para melhorar a gestão de despesas da empresa

1) Cobre pessoalmente os títulos que representam a maioria dos valores

Dez por cento do número das duplicatas podem representar até 80% dos valores a receber. Assinale nos avisos de vencimentos que são concedidos descontos proporcionais à antecipação de pagamentos. É mais interessante para o cliente do que aplicar no mercado financeiro, cujos rendimentos são tributados.

2) Ajuste mensalmente os valores mínimos para emitir duplicatas, ou mínimo para vendas a prazo

Os custos de faturamento e cobranças absorvem parte do lucro. A cobrança "escritural" oferecida pela rede bancária é a melhor forma de faturamento e cobrança. É bom coletar informações nos bancos, verificar sempre e negociar as reciprocidades exigidas.

3) Evite enviar títulos aos Cartórios de Protestos

Suas normas de cobrança de juros e correção não incluem as perdas inflacionárias. Parcelamentos amigáveis, trocas e permutas devem ser preferidos. Uma boa medida de terceirização para esse problema é a contratação de escritórios de cobrança que prestam esse serviço com tarifas satisfatórias e retorno mais próximo dos custos reais.

4) Encerre o seu mês operacional no dia 25

Haverá mais tempo para os cálculos e confecção de folha de pagamento. Além disso, as vendas "engatilhadas" poderão ser fechadas até essa data. Imposto sobre as vendas são recolhidos nos primeiros dias do mês subseqüente.

5) Execute ou delegue e cobre conferências e checagens em dias incertos do saldo de caixa existente nas lojas

Vales e valores a receber de clientes pelas vendas à vista não pagas são muito comuns. Sem atenção, eles podem atingir valores altos.

6) Compre sempre a prazo, pois certamente você não comercializa tudo à vista

As indústrias são administradas para vender a prazo, salvo produtos de altíssimo giro e consumo intenso, como cigarros e laticínios. Comprando em prazos médios superiores aos prazos de venda, o equilíbrio pode ser alcançado. Não faça negócio no escuro: procure analisar o custo financeiro contido na condição do prazo.

7) Proponha a seus fornecedores parceria para comercializar seus produtos sob o regime de consignação

É uma das saídas para as indústrias distribuírem mercadorias. A experiência que não der certo não deixará perdas, principalmente quanto a novos produtos.

8) Proponha a seus fornecedores um plano de promoção ou propaganda em parceria

As fábricas também precisam fazer propaganda, e as lojas são o melhor meio para tal. Se for possível fazer algo em cooperativa, o custo diminuirá.

9) Desfaça-se das mercadorias paradas

Faça um levantamento das mercadorias que normalmente você não observa e ponha para fora. Pode haver muito dinheiro em forma de mercadorias sujas, amassadas, de marcas não consagradas, retalhos, obsoletas em função da moda e da tecnologia, fora de padrão, mercadorias similares de fábricas diferentes. O dinheiro que for gerado pela venda é lucro: outros produtos poderão ser comprados, espaço físico será liberado e acabará a situação do "nem posso olhar para isso".

10) Analise as formas mais racionais, produtivas e criativas de se comunicar com o seu mercado

Isso vale desde a apresentação da loja, vitrines, atendimento, vendas externas, faixas, publicidades contratadas de profissionais e os seus custos. Em casos de maiores dispêndios, verifique se o eventual acréscimo no volume de vendas e o seu lucro cobrirão as despesas com propaganda e publicidade.

11) Não empreste dinheiro de terceiros ou desconte títulos e duplicatas

Na atividade comercial, os percentuais de lucro são baixos se comparados aos de outras atividades industriais e de serviços. Assim, os custos financeiros podem ser maiores do que o resultado operacional. Se a atividade permite operar com bancos, não deixe de atribuir nos custos diretos um percentual para a cobertura das despesas financeiras.

12) Faça as projeções das entradas e saídas de dinheiro pelo menos para os 60 dias

No comércio, está se consagrando a prática de fazer previsões de recebimentos e pagamentos por dia, em função do acúmulo das contas a pagar às segundas-feiras ou após feriados prolongados. Projete o seu fluxo de caixa, que pode apontar: compras em excesso, poucas vendas à vista, cobrança incipiente e muitas despesas. Também pode indicar "superávit" de quanto e quando.

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13) Tome algumas das seguintes decisões que julgar mais adequadas, em caso de falta de dinheiro

- Comprar menos, diminuindo os estoques;
- Dinamizar as cobranças e cobrar outros créditos não operacionais;
- Reescalonar e parcelar as dívidas com os credores e fornecedores;
- Diminuir o prazo de vendas ou incentivar recebimentos com descontos;
- Aumentar o prazo de compras;
- Trocar de fornecedor;
- Conter investimentos em imobilizados e instalações;
- Vender bens ociosos - sucatas, máquinas obsoletas e outras coisas inservíveis;
- Promover vendas com promoções realmente tentadoras;
- Cortar gastos e serviços não prioritários;
- Eliminar produtos similares de marcas diferentes;
- Aumentar a periodicidade das compras em quantidades menores;
- Autodisciplinar-se quanto às retiradas;
- Parcelar débitos legais/fiscais a longo prazo;
- Pagar pequenas contas que podem trazer grandes aborrecimentos;
- Negociar os débitos antes dos vencimentos;
- Priorizar pagamentos de tal forma que a empresa não pare.

14) Negociando prazos de vendas e pagamentos

A concessão de prazo para pagamento é fundamental para vender mais. Contudo, devem-se monitorar diariamente os prazos concedidos, visto que muitos vendedores acabam vendendo apenas nos maiores prazos que a empresa proporciona, para facilitar sua tarefa de vender. Isso pode gerar um problema de capital de giro, especialmente se os fornecedores concedem prazos curtos para pagamento das compras.

Assim como as metas de vendas que devem ser cobradas dos vendedores, também deve ser tratada a questão dos prazos de pagamento concedidos. É preciso estabelecer metas de prazo médio, ou seja, cobrar dos vendedores não apenas sobre o valor das vendas, mas também exigir que eles procurem combinar os altos prazos com vendas à vista ou de curto prazo, buscando reduzir o prazo médio de vendas. 

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Até a próxima.

Leonardo Martins
CEO da Excellence  Software

Fonte: http://www.sebrae.com.br/momento/quero-melhorar-minha-empresa/utilize-as-ferramentas/controles-financeiros/bia-94-dicas-para-trabalhar-bem-o-dinheiro/BIA_94

Dica Essencial para tornar a sua empresa mais competitiva

Olá, como vai?

Você empreendedor conhece bem o ciclo PDCA e sabe que ele é uma ferramenta de gestão muito utilizada pelas empresas do mundo todo.

Talvez o que você não saiba é que pode estar implementando incorretamente este método de gestão.

Bom, mas antes de começar, é importante esclarecer alguns pontos fundamentais do PDCA.

Seu objetivo principal é tornar os processos da gestão de uma empresa mais ágeis, claros e objetivos. Pode ser utilizado em qualquer tipo de empresa, como forma de alcançar um nível de gestão melhor a cada dia, atingindo ótimos resultados dentro do sistema de gestão do negócio.

O Ciclo PDCA tem como estágio inicial o planejamento da ação, em seguida tudo o que foi planejado é executado, gerando, posteriormente, a necessidade de checagem constante destas ações implementadas. Com base nesta análise e comparação das ações com aquilo que foi planejado, o gestor começa então a implantar medidas para correção das falhas que surgiram no processo ou produto.

O grande problema em gerir pelo método PDCA é que em alguns casos as empresas falham em sua implantação.

Para entender esta alegação, vamos primeiro entender cada uma das etapas do PDCA isoladamente.
 

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P = Plan (planejamento) : Nesta etapa, o gestor deve estabelecer metas e/ou identificar os elementos causadores do problema que impede o alcance das metas esperadas. É preciso analisar os fatores que influenciam este problema, bem como identificar as suas possíveis causas. Ao final, o gestor precisa definir um plano de ação eficiente.

D = Do (fazer, execução) : Aqui é preciso realizar todas as atividades que foram previstas e planejadas dentro do plano de ação.

C = Check (checagem, verificação) : Após planejar e por em prática, o gestor precisa monitorar e avaliar constantemente os resultados obtidos com a execução das atividades. Avaliar processos e resultados, confrontando-os com o planejado, com objetivos, especificações e estado desejado, consolidando as informações, eventualmente confeccionando relatórios específicos.

A = Act (ação) : Nesta etapa é preciso tomar as providências estipuladas nas avaliações e relatórios sobre os processos. Se necessário, o gestor deve traçar novos planos de ação para melhoria da qualidade do procedimento, visando sempre a correção máxima de falhas e o aprimoramento dos processos da empresa.

Note que o Ciclo PDCA é verdadeiramente um ciclo, e por isso deve “girar” constantemente. 

Ele não tem um fim obrigatório definido. Com as ações corretivas ao final do primeiro ciclo é possível (e desejável) que seja criado um novo planejamento para a melhoria de determinado procedimento, iniciando assim todo o processo do Ciclo PDCA novamente.

Este novo ciclo, a partir do anterior, é fundamental para o sucesso da utilização desta ferramenta, e é aqui que muitas vezes ocorrem as falhas na implantação do PDCA: as empresas simplesmente “param” após a primeira volta do ciclo. Desta forma, não torna-se possível fazer os ajustes na estratégia.


De acordo com pesquisa realizada pelo SEBRAE, as maiores falhas são:

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1)    Fazer sem planejar;
2)    Definir as metas e não definir os métodos para atingi-las;
3)    Definir metas e não preparar o pessoal para executá-las;
4)    Fazer e não checar;
5)    Planejar, fazer, checar e não agir corretivamente, quando necessário;
6)    Parar após uma “volta” do ciclo.

A não execução de uma das etapas do ciclo pode comprometer seriamente o processo de melhoria contínua. Por este motivo, a ferramenta apresentada aqui deve ser encarada como um processo contínuo em busca da qualidade máxima requerida por um procedimento ou produto. Portanto, a dica que fica é: nunca pare de girar o "ciclo".

Até a próxima.

Leonardo Martins
Excellence Software

FONTE: http://www.sobreadministracao.com/o-ciclo-pdca-deming-e-a-melhoria-continua/